ความจำเป็นของใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิล (Invoice) คือเอกสารที่ออกโดยบริษัทผู้ขายสินค้าเพื่อแจ้งหนี้ให้กับผู้ซื้อสินค้าที่ยังไม่ได้ชำระเงิน หรือแจ้งในวันครบกำหนดการชำระเงินประกอบด้วยข้อมูลสำคัญ เช่น ชื่อสถานประกอบการ, ที่อยู่, เบอร์ติดต่อ, ชื่อผู้ซื้อ, วันที่, เลขประจำผู้เสียภาษี (ถ้ามี), รายละเอียดผู้รับสินค้า/ผู้ส่งสินค้า เป็นต้น และเชื่อมโยงกับข้อมูลอื่นๆ เช่น กิจกรรม, บันทึกย่อและสิ่งที่แนบผู้ใช้สามารถพิมพ์บันทึกใบแจ้งหนี้ในรูปแบบ Excel, CSV และ PDF ได้ ใบเสร็จรับเงินคือเอกสารที่บริษัทออกให้กับลูกค้าที่ชำระเงินให้กับบริษัทตามใบแจ้งหนี้ที่เรียกเก็บ ซึ่งเป็นหลักฐานแสดงว่าได้รับเงินเป็นการถูกต้องแล้ว ประกอบด้วยข้อมูลสำคัญ เช่น ชื่อสถานประกอบการ, ที่อยู่, เบอร์ติดต่อ, ชื่อผู้ซื้อ, วันที่, เลขประจำผู้เสียภาษี (ถ้ามี), รายละเอียดผู้จ่ายเงิน/ผู้รับเงิน เป็นต้น ผู้ใช้สามารถพิมพ์บันทึกใบเสร็จรับเงินในรูปแบบ Excel, CSV และ PDF ได้

ควรศึกษาข้อมูลว่​​​าใบแจ้งหนี้สามารถนำไปชำระที่ผู้ให้บริการรับชำระเงินแทนรายใดได้บ้าง เพื่อจะได้เลือกช่องทางที่สะดวกหรือประหยัดค่าธรรมเนียมมากที่สุด ควรตรวจสอบเงื่อนไขและค่าธรรมเนียมก่อนใช้บริการ เช่น ผู้ให้บริการรับชำระเงินแทนบางรายสามารถรับชำระได้เฉพาะใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ครบกำหนดเท่านั้น หากลูกค้าชำระเงินล่าช้ากว่าที่กำหนดในใบแจ้งหนี้ลูกค้าต้องสอบถามว่าจะสามารถชำระผ่านช่องทางใดบ้าง นอกจากการไปชำระเงินที่สำนักงานโดยตรง ระมัดระวังการชำระผ่านจุดรับชำระเงินที่ไม่ได้ขออนุญาตตามกฎหมายและไม่ได้มีสัญญาผูกพัน แต่เป็นตัวกลางรับเงินและเดินทางไปจ่ายแทนลูกค้าที่สำนักงานหรือผู้ให้บริการรับชำระเงินแทนอีกทอดหนึ่ง ทั้งนี้ หากตัวกลางดังกล่าวไม่ได้นำเงินไปจ่ายให้ตามใบแจ้งหนี้จะทำให้ลูกค้าเดือดร้อน สูญเงินและกลายเป็นคนผิดนัดชำระ ซึ่งอาจทำให้ถูกระงับการให้บริการ (กรณีน้ำ-ไฟ) หรือถูกคิดค่าปรับหรือดอกเบี้ยกรณีชำระเงินล่าช้า (กรณีบัตรเครดิต) กรณีใบแจ้งหนี้ที่มียอดเงินสูงควรชำระผ่านช่องทางชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น เครื่อง ATM บริการ Internet / Mobile  banking เป็นต้น เพื่อหลีกเลี่ยงการถือเงินสดติดตัวเป็นเวลานานและลดค​​วามเสี่ยงจากการถูกโจรกรรม